Johtaaksesi tiedolla sinun pitää johtaa tietoa

Aki Lähteenmäki 28.8.2018

Hannu huomasi puristavansa älypuhelinta korvallaan tahattoman kovaa.
– Sanotko siis, ettemme oikeasti pysty raportoimaan maksullisia sovelluksia käyttäjien työasemittain!?
– Ööö, joo, meillä on kyllä työasemien ja niihin asennettujen softien tiedot mutta softien tuote- ja lisenssitiedot ei linkity asennustietoihin oikein ja siksi raportit on ihan shaissea, loppukäyttäjäpalveluista vastaava Petri vastasi.
– No kai me voidaan tehdä asialle jotain? En mä voi mennä johtoryhmään sanomaan, etten tiedä et mikä meidän maksullisten softien käyttöaste on!
– Tota, joo, sitä dataa on aika paljon, kymmeniä tuhansia rivejä ja sen korjaus vaatisi ihan oman projektin plus että jatkossa sitä dataa pitäis varmaan seurailla jatkuvasti ja korjata virheitä tilanteen mukaan…

Informaatiolla on paljon arvoa liiketoiminnalle ja yrityksen sisäisten palveluiden tuottajille. Informaatio on tietoa, dataa, jota tallennetaan tietojärjestelmiin. Data mahdollistaa kriittisten asioiden seurannan, raportoinnin, analysoinnin ja ohjaamisen, eli suomeksi sanottuna sen avulla johdetaan ihmisiä ja liiketoimintaprosessia.

Krista parahti ääneen ja iski hiirtä hiirimattoa vasten tuskastuneena.
– Oot sä ”Do It Youself” himmeliportaalissa? Tokaisi yksi vierustovereista virnuillen.
Krista jatkoi lomakkeen täyttämistä tuijottaen ruutua päätään kääntämättä ja vastasi:
– Tää hemmetin kustannuspaikkanumero on pakollinen tieto, mutta täältä ei löydy meidän kustannuspaikkoja ollenkaan. Mistä hel***istä mä voisin jonkun numeron tietää?
– Joo mulla oli sama toissapäivänä, kyllästyin yrittämään ja laitoin vaan randomina jotain et sain tilauksen lähtemään, huikkasi toinen kolleega sermin takaa.
Kolmas työkaveri huikkasi toiselta puolelta huonetta:
– Mä soitin helppariin ja ne sano, että osalle porukasta on jotenkin osasto ja kustannuspaikkatiedot mennyt sekaisin ja siks ne ei näy tossa lomakkeella oikein…

Eheä ja luotettava digitaalinen tieto on meille elinehto. Ilman sitä olemme korviamme myöten pulassa ja kyvyttömiä saavuttamaan meille asetettuja tavoitteita. Jos alat seuraamaan päivittäistä toimintaasi työssä ja vapaa-ajalla, huomaat nopeasti, miten paljon kaikkeen tekemisiisi liittyy datan käyttöä.

Hyviä esimerkkejä ovat esimerkiksi kaupan kassalla maksaminen ja bonusten kirjaus, verkkokaupassa tilaustietojen antaminen, tai vaikkapa uuden verokortin tilaus verohallinnon portaalista (joka on muuten erinomaisesti toteutettu ja ylläpidetty julkinen palvelu, kokeilkaapa vaikka naapurimaassa Ruotsissa verokortin tilausta niin tiedätte).

Matin kasvojen väri alkoi muistuttaa paloautoa.
– Miten helvetissä koko ERP voi kyykätä tolla tavalla?
– Siellä oli yksi meidän softatiimeistä duunissa päivityksiä tekemässä ja samaan aikaan kumppani veti verkon alas, järjestelmäpäällikkö vastasi Matille vaivaantuneena.
– Ja miten se on mahdollista? Tätä varten meillä on muutoshallinta et se blokkaa tälläset pois?
– Kumppanilla ei ollut tietoa muutoksen vaikutuksista.
– Miksi %#¤%& ne muka ei tiedä sitä?
– No kun toi ERP on meidän vastuulla… aloitti järjestelmäpäällikkö ja Matti tunsi samalla kouraisun vatsanpohjassa muistaessaan konesalipalveluiden ulkoistusprojektin, jossa oli ollut puhetta liiketoimintakriittisten sovellusten infra-tietojen tallentamisesta ja vastuista. Asiaa oli lykätty kiireeseen vedoten ja se oli jäänyt lopulta hoitamatta.
– … ja verkosta vastaava kumppani tietää kytkimille asti infra-tiedot mutta siitä eteenpäin tiedosta pitäisi vastata joku muu…
– Mutta eikö ne infratiedot tule meille kantaan automaattisesti discovery -järjestelmän kautta? Matti keskeytti järjestelmäpäällikön.
– Joo mutta ei se discovery osaa yhdistää serverikapasitteettia, tietokantoja ja palvelinsoftia ERP:iin, järjestelmäpäällikkö vastasi.
– Mutta kai joku meillä sitten lisää sen tiedon järjestelmään?
– Joku sano, et ei meitä se kiinnosta kun se on ulkoistettu kumppanille….

Jostain syystä IT -palveluiden johtamiseen ja hallintaan liittyviä tietoja ei perinteisesti ole ylläpidetty yhtä suurella pieteetillä kun muuta liiketoimintakriittistä dataa, kuten esimerkiksi taloudenhallintaan, laskutukseen tai asiakkaiden hallintaan liittyviä tietoja.

Digitaalisten palveluiden ottaessa merkittävää roolia osana ydinliiketoimintaa, tai niiden ollessa jopa itse liiketoiminnan ydin, ei IT palvelutietojen hallintaa ja ylläpitoa voida enää ohittaa olankohauksella.

Tiedolla johtaminen edellyttää tiedon johtamista. Tiedon hallintaan pitää olla määriteltynä prosessi, toimintatavat ja vastuut.

Sovitun mallin pitää pystyä vastaamaan kysymyksiin kuten:

Kuka vastaa mistäkin tietoalueesta (data domain)?
Miten tietomallit ja tietoon liittyvät säännöt kuvataan yhdenmukaisesti?
Miten suunnitellut tietomallit ja säännöt määritellään tietovarastoina toimiviin järjestelmiin niin, että tiedot jo niitä määriteltäessä tallentuvat halutussa muodossa ja eheänä?
Miten määritellään ja kuvataan master- ja sekundääritiedot ja tietolähteet?
Onko tiedonhallinnan koko elinkaari ymmärretty ja kuvattu luonnista ja muutoshallinnasta aina datan poistamiseen?
Miten datasisällöt auditoidaan ja validoidaan säännöllisesti virheiden tunnistamiseksi ja korjaamiseksi?

Tätä kokonaisprosessia kutsutaan tietohuolloksi. Se huolehtii, että liiketoiminnan ja sisäisten palveluiden toimijoiden vaatimat tietosisällöt ovat eheänä ja oikeellisena saatavissa ja käytettävissä silloin kun niitä tarvitaan. Se on samankaltainen asia kuin auton huoltaminen. Ilman säännöllisiä huoltoja vähän aikaa menee hyvin ja vaivaa sekä rahaa säästyy. Seuraavana talvena tienposkeen sammuneen auton vierellä palellessa voi kuitenkin tulla toisiin ajatuksiin.

Miten on siis teidän organisaatiossanne IT palvelutietojen tietohuollon laita?