Prosessivalmentaja auttaa asiakasta eteenpäin oppimisen kautta ja esittämällä oikeita kysymyksiä

Prosessivalmentajaa tarvitaan avuksi silloin, kun prosessien kehittämisen tahtotila on tiedossa, mutta on epäselvää, millä askeleilla, rooleilla, resursseilla, konkreettisilla tavoitteilla ja millaisella sidosryhmätyöskentelyllä päästään eteenpäin.  

Mikko Vaarala on toiminut asiakastyössä valmentavassa roolissa. Mitä prosessivalmentaja käytännössä tekee? 

”Prosessivalmentajalle on tilausta, kun on tarve prosessin tai prosessien kehittämiseen. Asiakkaalla on tahtotila tiedossa, roadmap olemassa, mihin suuntaan halutaan mennä. Sitten tulee mutta. Millä askeleilla, rooleilla, resursseilla, konkreettisilla tavoitteilla ja millaisella sidosryhmätyöskentelyllä päästään eteenpäin?” Mikko kuvaa.  

Mikon tehtävä on valmentaa ja opastaa asiakasta eteenpäin. Alun operatiivinen tekeminen on pikku hiljaa jäänyt pienempään osaan, kun pääpaino on siirtynyt asiakkaan auttamiseen eteenpäin oppimisen kautta ja esittämällä oikeita kysymyksiä. Resurssitarpeet ja tarvittava osaaminen hoksautetaan asiakkaalla itsellään. Järjestelmäkehityksessa ja tietomallikehityksessä perinteinen tietomallikuvaaminen on voinut jäädä vähemmälle, mutta kehitystä onkin pitänyt tukea prosessijohtamisen näkökulmasta.  

Prosessivalmentajan toimeksiannot ovat tyypillisesti kohtalaisen pitkiä. Tavoitteena on tehdä itsensä tarpeettomaksi. Alussa kokopäiväisenä tehtävänä alkaneesta palvelusta asiakas on sittemmin kasvattanut oman tiimin ja organisaation, rekrytoinut oikeat henkilöt tehtäviin, ja kasvattanut sekä valmennuksen että oman toimintansa kautta osaamista ja ymmärrystä siten, että ulkopuolista apua ei enää tarvita.  

Ekosysteemissä valmentaminen koskettaa muitakin kuin pelkästään prosessivalmentajaa käyttävää organisaatio-osaa. Vaikutus ulottuu muualle liiketoimintaan ja ulkoisiin sidosryhmiin, kuten asiakkaan toimittajiin asti.

”Eräässä asiakkuudessa olemme pitkään käyttäneet datan laadun auditointia, jossa on mukana asiakkaan toimittaja. Auditointituloksia seurataan myös toimittajan puolella ja toimittaja ottaa mahdollisia parannuskohteita omaan ympäristöönsä”, Mikko sanoo.  

Koko ekosysteemi on sitounut käyttöönotettuun auditointimenetelmään. Valmentajan tehtävänä onkin antaa omat ajatuksensa kaikkien käyttöön, jotta saadaan parempaa laatua ja että kaikki toimii paremmin yhteen. 

”Tätä se on käytännössä: että koko ekosysteemi toimii yhteen ja paremmin. Ekosysteemin heikoin lenkki määrittää koko systeemin laadun”, Mikko sanoo. 

Prosessikypsyyden kehittäminen vaatii mittaamista ja mittareihin sitouttamista 

Mikon valmentavassa roolissa pääosaa näyttelee konfiguraationhallinnan prosessi. Jotta siitä tulee oikeasti toimiva ja liiketoimintaa tukeva prosessi, eikä yksilösuoritusta, prosessia pitää johtaa, mitata, auditoida, kehittää ja tunnistaa prosessin rooli liiketoiminnan tukemisessa. Tälle tasolle pääseminen vie oman aikansa.  

”Konfiguraationhallinnan prosessin tärkeyden ymmärtäminen pitää viedä datan tasolle. Miten datan laatua mitataan? Millaiset tavoitteet sille on asetettu? Miten tavoitteet näkyvät ihmisten tuloskorteilla? Kun tavoitteet ja mittarit näkyvät tuloskortilla, ihmiset sitoutuvat datan laadun kehittämiseen ja asian edistämiseen.”

Esimerkkinä Mikko mainitsee käyttäjien tavoitteissa olevan datan laadun parantamisen. Datan käyttäjä ei välttämättä pysty itse parantamaan datan laatua, mutta yhteinen tavoite sitouttaa heidät olemaan kiinnostuneita laadun parantamisesta.

”Kun käyttäjä havaitsee datan laadussa puutteita, hän ilmoittaa niille, ketkä voivat datan korjata. Ei tyydytä huonoon. Periaatetasolla kyse on isosta osasta kokonaisuutta, että kaikki ovat sitoutuneita laadun parantamiseen esimerkiksi tällä tavoin. Toki tämä vaatii toimiakseen, että prosessien toimintaohjeet ovat kunnossa”, Mikko valaisee asiaa.  

Työnä tukeminen, valmentaminen ja nurturointi kaiken kaikkiaan 

Mikon työssä ei ole olemassa ’one-fit-for-all’-patenttiratkaisua. Yksilöt ja organisaatiot ovat erilaisia. Tavoitteet, osaaminen ja roolitukset vaihtelevat. Tukena toimivat kollegoiden ajatukset, sparrailu ja Justinin hyväksi koetut mallit ja templaatit, joita lähdetään valmentavalla otteella sovittamaan tarpeen mukaan. Kyse on sovittamisesta, luovimisesta, oman ymmärryksen kasvattamisesta – ja asiakkaan auttamisesta.  

”Työni kautta voin vaikuttaa ihmisten (ammatilliseen) kasvuun: minä osaan, minä uskallan, minä onnistun, minä opin. Osaamisen kautta tulee varmuutta. Ja usein käy niin, että rinnalla olevat työkaverit haluavat myös kasvaa nähdessään yhden kasvavan leijonaksi. Se on tulevaisuuden rakentamista, vähintään yhtä tärkeää kuin paremman prosessin kehittäminen.”

Mikon tärpit   

1. Liian paljon ei voi kuunnella. Kuuntele, kuuntele ja vielä kerran kuuntele. 

2. Älä oleta. Varmista. Älä odota, että organisaatio tietää.  

3. Retroa ahkerasti. Oppimisen retroilua kannattaa tehdä tiheästi, yksilötasolla, tiimitasolla, missä ollaan onnistuttu, missä on haasteita.  

4. Datamallin kuvaaminen on tärkeämpi kuin uskotkaan. Sitä tarvitaan kommunikoimaan ymmärrystä monessa paikassa käytännön tasolla. Justinin templaatit toimivat.  

5. Älä aliarvioi kommunikoinnin merkitystä. Millä tavalla viestit asioista? Kerro kansankielellä. Jätä ammattijargoni pois. Puhu toreilla ja turuilla asian tärkeydestä. Puhu tiimipalavereissa. Puhu johtoryhmissä, sisäisessä lehdessä, missä vain. Viestintää ei voi olla liikaa. Varmista, että vaihtuvat henkilöt, roolit ja tiimit ovat tiedon tasalla. Koskaan ei voi olla tyytyväinen, että nyt on kommunikoitu kaikille. Sellaista tilannetta ei ole.  

6. Johtoryhmäkommunikointiin tarvitaan naama omasta organisaatiosta. Asia tarvitsee pysyvät kasvot. Organisaatio sitoutuu eri tavalla, kun viestiä on tuomassa oma henkilö, parhaassa tapauksessa pysyvä FTE. Kyse ei ole projektiroolista vaan jatkuvasta parantamisesta.  

7. Omalla työllä on merkitystä ekosysteemille. Asiakkaan ammattitaito kasvaa, liiketoiminta kasvaa, asiakastyytyväisyys kasvaa. Vaikutus leviää kauemmas kuin niille, joiden kanssa tehdään arkipäivänä töitä.  

8. “The most important thing that you’ve done in your life is create environment, which is the perfect ground to grow, nurture. Train them, make them strong, make them feel confident so they can grow into great professionals.“  Huippukokki Raymond Blancin ajatus toimii edelleen Mikon inspiroijana. 

Tiimin jäsenenä ja vahvistuksena toimivat asiantuntijamme ovat kokeneita ammattilaisia tuote-, prosessi- ja palvelukehityksen, sidosryhmäviestinnän, muutosjohtamisen ja muiden johtamistehtävien saralla. Justinin manageripalvelut sovitaan aina tapauskohtaisesti ja palvelu sovitetaan kulloiseenkin tilanteeseen. Manageripalvelut saat käyttöösi niin pitkiin kuin lyhyisiinkin toimeksiantoihin.