Konfiguraationhallinta ja Gordionin solmu
Aki Lähteenmäki | 24.11.2015On vanha vitsi, että jos suunnitelmissa on konfiguraationhallinnan prosessin ja CMDB –työkalun käyttöönotto, nopein ratkaisu selvitä tilanteesta ehjänä on unohtaa koko juttu
Tunnistanet tilanteen: Organisaatio uudistaa järjestelmiään, prosessejaan tai toimintamallejaan. Mukana on ohjelmistotoimittaja, integraatiokumppani, sisäinen IT, ehkä konsultti ja liiketoiminnan omat tiimit. Jokainen vie omaa osa-aluettaan eteenpäin – mutta kuka huolehtii siitä, että ihmiset pysyvät mukana muutoksessa?
Projektipäälliköllä on vastuu työkokonaisuuksien johtamisesta, keskinäisestä tekemisten synkronoinnista ja aikatauluista. Kaistaa muutosjohtamisen, siis sen, miten huolehditaan ihmisten mukaan saamisesta muutokseen, ei yleensä juurikaan jää. Varsinainen ‘tekninen’ muutos työllistää projektipäällikön yleensä viimeistä varttia myöten.
Muutoksen avainroolit
Muutospäällikkö, muutosjohtamisen vastuullinen, on avainrooli, jota tarvitaan projektipäällikön rinnalle huolehtimaan pitkin projektia, että tietoisuus, ymmärrys, innostuminen ja osallisuus projektiin kasvaa kaiken matkaa. Tämä on siis rooli, jonka on syytä aloittaa silloin kun projekti alkaa, ei vasta sitten kun ollaan jo likimain käyttöönotossa. Tekemistä on paljon ja on annettava aikaa omaksumiseen ja innostumiseen, se kun ei tapahdu yhden tiedotteen voimasta. Tämä korostuu erityisesti silloin, kun tulemme tilanteeseen erilaisista kulmista, toimimme siis monitoimittajaympäristössä.
Muutosjohtamisen tärkein tehtävä on auttaa saavuttamaan ne hyödyt, joita muutoksella tavoitellaan. Jos ihmiset eivät omaksu muutosta, jää se vähintään puolitiehen, pahimmassa tapauksessa kokonaan suutariksi. Eli ne hyödyt, joita tavoittelimme muutokselta siihen ryhtyessämme, jäävät saamatta. Melkoista rahan ja ajan haaskaamista!
Muutos ja vastuut monitoimittajaympäristössä
Uskallan näppituntumalta väittää, että monitoimittajaympäristöt ovat se kaikkein tavallisin toimintakonsepti näinä aikoina. Näin saadaan toki parhaat osaajat eri osa-alueille mukaan, mutta myös monta maustetta tekemiseen.
Monitoimittajaympäristössä tuodaan yhteen erilaiset kulttuurit ja toimintatavat, samoin erilaiset tavoitteet ja ohjaustavat. Sanastokin voi olla aika erilainen yritysten välillä. Vaikka ulkoinen kumppani pyrkiikin omaksumaan asiakkaan hupparissa työtavat, on hänellä kuitenkin aina paitsi projektitavoitteet, myös oman työnantajan antamat tavoitteet. Projektista vastataan projektipäällikölle, mutta omalle esihenkilölle myös. Mitä enemmän omaksuttavaa, sitä enemmän on syytä varata aikaa. Sitä paitsi useinkin yhteistyökumppaneilla on useampia asiakkuuksia, eli omaksuttavien toimintatapojen kirjo vain moninkertaistuu.
Mitä isompi projekti ja mitä enemmän tekijöitä, sitä haastavampaa on määritellä vastuut ja toiminnan rajat. Miten välttää epäjatkuvuuskohdat, sillä vaikka oman firman sisällä tarttuisikin toimeen ja hoitaisi jotain itselleen kuulumattomia tehtäviä, voi yhteistyökumppanin edustajat kokea, että on riskialtista tarttua asiaan, johon hänellä ei ole valtuuksia. Toki vastuullinen kumppani nostaa esiin asian vähintäänkin projektipäällikölle.
Asioiden omistajuus korostuu entisestään, ja se on historiallisen tiedon valossa asia, joka harvoin on hyvin hoidossa. Useimmiten löytyy enemmänkin näitä ei-kenenkään-maalla olevia asioita.
Hyvän muutoksen tunnusmerkit
Hyvä muutosjohtaminen tuo erilaiset toimijat yhteen, yhtenäistää viestintää ja luo yhteistä tilannekuvaa kaikille. Se on siis entistä merkityksellisempi, kun erilaisten lähtötilanteiden vuoksi riski väärinymmärryksille on isompi. Kaikkien mukaan saaminen, innostumisen ja osallisuuden nostattaminen vaatii sanoituksen ja viestin erilaisten kulmien hakemista, onhan erilaisia sidosryhmiäkin paljon. Tärkeyttä ei voi aliarvioida, muuten huomaamme pian, että omissa poteroissaan purnaajia löytyy sieltä ja täältä ja hyvin alkanut muutos onkin monenlaisten manailujen aihe.
Mitä pitää mielessä, kun saat vastuullesi muutoksen johtamisen monitoimittajaympäristössä:
- Varmista kokonaisomistajuus sekä tekniselle muutokselle että muutosjohtamiselle. Mitä isompi muutos(projekti), sitä suuremmalla varmuudella molemmat ovat täystyöllistäviä tehtäviä. Huolehdi siitä, että tekemisellä on vahva sponsori.
- Tee kotiläksyt muutoksesta eli tunnista vaikutukset paitsi tekniikkaan, myös ennenkaikkea ihmisten tapaan tehdä työtä, vastuisiin, miten organisoidutaan tai raportoidaan. Näitä on yleensä enemmän kuin heti tulee mieleen.
- Viestintä, viestintä, viestintä. Tätä ei voi tehdä liikaa.. Sanoita viestisi eri sidosryhmille heidän omista lähtökohdistaan.
- Tuki esihenkilöille, sillä he ovat usein puun ja kuoren välissä. Toisaalta muutoksen viejiä arkisessa tekemisessä, mutta usein samalla muutoksen kohteena. Valmenna heitä sanoittamaan muutosviestiä ja vastaamaan erilaisiin huoliin. Esihenkilöiden tekemä muutostyö on todella tärkeää!
- Mittaa muutoksen vaikutusta, miten se näkyy arjessa. Se on todellisempi mittari kuin projektin valmistuminen. Muutos on totta vasta kun se on osa arkeamme.
