7 vinkkiä palvelun käyttöönoton sujuvoittamiseen – osa 1
Mitä palveluntarjoaja ja sisäinenkin palvelutoimija voisi huomioida nopeuttaakseen ja helpottaakseen laajojen ja kompleksisten palveluiden käyttöönottoa? Haastavat ja mahtipontiset projektit innostavat, mutta lopussa olen usein huomannut, että peruasiat olisi pitänyt hoitaa alusta asti.
Mitä on tullut nähtyä kiertäessä yksityisillä ja julkisilla toimijoilla, ja mitä vinkkejä jakaisin meille kaikille seuraavaan käyttöönottoon kokemukseni perusteella?
Olkaa hyvät – tässä tarjoilen kaksi ensimmäistä vinkkiä blogisarjastani 7 vinkkiä palvelun käyttöönoton sujuvoittamiseen.
Vinkki 1 = Valta lähelle tekijöitä
Parhaiten toimivat projektit ja palveluhankkeet ovat ehdottomasti olleet ne, missä valta istuu projektin sisällä lähellä eturintamaa, eli keskellä ydintiimiä.
Eturintamalla ei luodit välttämättä viuhu, mutta päätöksiä pitää pystyä tekemään.
Mitä tämä tarkoittaa käytännössä? Parhaissa projekteissa palvelusta vastaava manageri tai johtaja on aidon kiinnostunut hankkeesta. Hän joko itse on siellä, missä tehdään, osana keskeisiä työpajoja tai on asettanut “business assurance” -roolin ja selkeästi valtuuttanut vallankäytön roolin haltijalle. SCRUM-hankkeissa tämä tarkoittaa selkeää Product owner -roolia, jossa toimiva uskaltaa käyttää valtaa. On mahtavaa olla palavereissa, missä päätöksiä syntyy samalla kun asioita ratkotaan, asiakkaiden vaatimukset kuunnellaan suoraan jo asiakasrajapinnassa ja ohjaus on välitöntä ja huolehtivaista.
Johtaja ei voi olla paikalla jokaisessa palaverissa mutta valta voi olla.
Kun valta on lähellä tekemistä
- päätökset nopeutuvat
- pienet asiat eivät kierrä ohjausryhmissä
- keskustelu on välitöntä
- asiakas kokee tulleensa kuulluksi
- hyvä meininki valtaa projektin!
Vinkki 2 = Systeemiajattelua
Tämä on oikeastaan uudelleenlämmitetty versio “elefantti syödään palasissa”-sanonnasta. Tärkeä asia elefantissakin olisi kuitenkin luoda systeemi ja harkittu arkkitehtuuri millä syöminen toteutetaan systemaattisesti.
Palvelukokonaisuudet ovat nykyään laajoja, teknisiä, kompleksisia ja tuottajaverkostoissa on useita alihankkijoita ja integraatioita, joita orkestroidaan toimimaan yhdessä. Elefantissa on usein sekä selkeitä tunnettuja alueita että myös tuntemattomia ja vaikeita osia, jopa kaoottisia osia. Paremminkin pitäisi puhua elefanttilaumasta, jossa kärsät ovat edellisen ja viereisen hännässä kiinni.
Haasteena näyttää olevan muodostaa kokonaiskuva ja luoda systeemi, joka joustaa mutta luo samalla selkärangan toiminnalle. Monesti palveluhankkeelta puuttuvat ne henkilöt, jotka luovat kokonaiskuvan yli erilaisten funktioiden. Tarvitaan siis toisaalta aivoja ja toisaalta ajattelemistapoja. Systeemiajattelu mielestäni pakottaa meidät muistamaan, että vain pienivolyymisiä asioita voi hoitaa muistinvaraisesti kaverin kanssa sopimalla – mitä isompi volyymi, sitä enemmän tarvitaan systeemiajattelua.
Keinoälykään ei toimi ilman strukturoitua dataa. Systeemiajattelu saattaa tarkoittaa prosesseja, järjestelmiä ja rajapintakuvauksia mutta myös rooleja, vastuita, toimintamalleja ja toiminnan jakamista verkostossa – kokonaisvaltaista palveluarkkitehtuuria vietynä käytännön tasolle.
Haasteena systeemiajattelussa on toisaalta miettiä ylhäältä alas, alhaalta ylös, pienestä isoon, isosta pieneen, elinkaarin alusta loppuun, kaikkien sidosryhmien kannalta ja vielä erilaisten funktioiden kuten laskutuksen ja markkinoinnin ja myynnin kannalta.
Systeemiajatteluun kuuluu myös analysointi ja lähtötason tunnistaminen ja jatkuva kehittäminen.
Onko systeemiajattelu kuitenkin ketteryyden vastakohta? Liika analysointi ja harkinta vie liikaa aikaa? Omasta mielestäni ketterästi ei voi toimia ilman visiota, perusrakenteita ja tilannekuvaa. Ketterät menetelmätkään eivät ole kaaoksenhallintamenetelmiä – tarvitaan systemaattisuutta.
Jos haluat lukea systeemiajattelusta lisää, Ilmarisen prosessikehittäjä Jari Ojasti kiteytti taannoin hienosti systeemiajattelusta näin: “Hötkyilystä ja ryntäilystä järjestelmällisyyteen”. Tsekkaa Jarin blogi täältä.
Tämä kirjoitus on 1. osa Pekka Järveläisen blogisarjasta 7 vinkkiä palvelun käyttöönoton sujuvoittamiseen. Loput viisi vinkkiä julkaisemme blogisarjan seuraavissa osissa. Pysy mukana!
Julkaistu 07.04.2020